Cách dọn dẹp hộp thư đến Gmail của bạn bằng cách xóa nhanh email cũ

Nếu bạn có quá nhiều email trong tài khoản Gmail của mình, có thể đã đến lúc dọn dẹp nó. Bạn có lẽ đã nhận ra điều này vào năm ngoái, khi Google điều chỉnh chính sách lưu trữ Gmail, buộc người dùng phải hành động. Người dùng Gmail nhận được 15GB dung lượng lưu trữ cho tài liệu và hình ảnh, chia sẻ qua Drive, Gmail và Photos. Mặc dù bạn có thể nhận được một số dữ liệu “miễn phí” trong Photos, điều đó đã kết thúc. Bạn sẽ phải xóa dữ liệu, trả tiền cho Google để có thêm dung lượng lưu trữ, hoặc có nguy cơ Google xóa dữ liệu của bạn.

Chúng tôi không muốn Google xóa dữ liệu của bạn! Và cách dễ nhất để làm điều đó là dọn dẹp hộp thư đến Gmail của bạn và xóa email cũ.

Cách nhanh chóng xóa email cũ trong Gmail

Để làm như vậy, bạn phải đăng nhập vào Gmail, và sử dụng nó trên một trình duyệt từ Chrome, Mac hoặc máy tính Windows, hoặc máy tính bảng Android hoặc iPad. Các lệnh này có thể có sẵn từ một điện thoại thông minh, nhưng chúng được thiết kế trước tiên cho giao diện web.
Đầu tiên, bạn sẽ cần biết dung lượng lưu trữ mà email của bạn đang chiếm. Nếu bạn cuộn xuống dưới cùng của trang Gmail của mình, bạn có thể thấy không gian mà tất cả dữ liệu của bạn chiếm—không chỉ Gmail! Nếu bạn là người đăng ký Google One, của bạn phân chia nó giữa Gmail, Photos và Drive. (Mẹo: Bạn có thể chặn việc tải lên tự động của Google Photos để giúp quản lý dung lượng lưu trữ của bạn.)

Bây giờ, hãy bắt đầu xóa.

Cách dễ nhất để xóa email không mong muốn từ Gmail là sử dụng các tab phần tích hợp của Google trong Gmail, đã lọc email thành nhiều phần: tab Chính của bạn (hộp thư đến chính), theo sau là Xã hội, Khuyến mãi, Cập nhật và Diễn đàn. Thông điệp ngụ ý ở đây là Google đã xem xét email được lưu trữ trong tab Chính của bạn là email bạn thực sự cần—mọi thứ khác có thể bị hy sinh.

Tôi thường xóa tất cả trong tab Khuyến mãi của mình trước—đó gần như là spam nhưng không hoàn toàn. Nhìn lại qua một vài trang cuối cùng, để đảm bảo rằng bạn muốn thực hiện một cuộc thanh lý tổng thể. (Nếu bạn muốn xóa email một cách chọn lọc, hãy bỏ qua phần bên dưới.)

Để bắt đầu quá trình, trước tiên nhấp vào tab Khuyến mãi (nhãn sẽ hiển thị dưới dạng màu thay vì xám). Tiếp theo, từ dải biểu tượng ở trên các tab, nhấp vào biểu tượng ô kiểm nhỏ ở bên trái, như hình dưới đây:

Điều này sẽ làm nổi bật tất cả các email bạn có thể thấy trên trang đầu tiên của tab Khuyến mãi—không phải từng cái một mà bạn có trong Gmail.

Sau khi bạn chọn số lượng email trên trang đó, Google sẽ xác nhận sự chọn lựa của bạn—và cung cấp cho bạn tùy chọn chọn tất cả các email trong tab Khuyến mãi, nếu bạn nhấp vào thông điệp nổi bật màu xanh như hình dưới đây:

Sau đó, bạn có thể nhấn phím Xóa hoặc nhấp vào biểu tượng thùng rác nhỏ trong menu ribbon phía trên để xóa tất cả email. Bạn sẽ nhận được một popup nhỏ có tiêu đề “Xác nhận hành động hàng loạt,” cảnh báo rằng “hành động này sẽ ảnh hưởng đến tất cả…cuộc hội thoại trong Hộp thư đến” và hỏi bạn có muốn tiếp tục không. Nếu bạn đồng ý, hãy nhấp vào OK.
Chúc mừng! Tất cả email Khuyến mãi của bạn đã bị xóa…hơi. Vâng, email của bạn chưa hoàn toàn biến mất. Gmail chỉ chuyển nó vào Thùng rác, một trong những danh mục có thể truy cập qua thanh điều hướng bên trái. (Cuộn xuống, sau đó nhấp vào Thêm để hiện các thư mục Thùng rác và Spam.) Nhấp vào Thùng rác để xem tất cả email đã xóa của bạn, đang chờ được xóa.

Theo mặc định, Google cho bạn 30 ngày trước khi tự động xóa email đã được chuyển vào Thùng rác. Điều này cho bạn 30 ngày để tìm kiếm và lưu lại một email mà bạn đã vô tình xóa—nhưng nó vẫn giữ nguyên tổng hạn mức lưu trữ Google One của bạn. (Bạn có thể làm nổi bật email (hoặc các email) và nhấp vào biểu tượng thư mục “Di chuyển đến” nhỏ để chuyển chúng trở lại Hộp thư đến nếu bạn phát hiện ra email bạn muốn lưu.)

Nếu bạn muốn, bạn có thể nhấp vào thông điệp Xóa Thùng rác ngay bây giờ ở đầu danh sách email Thùng rác của bạn để xóa tất cả các email đó, một lần và mãi mãi. Điều đó sẽ giảm hạn mức lưu trữ của bạn—nhưng không còn đường quay lại. (Thật không may, bạn không thể thấy dung lượng lưu trữ mà tất cả email đã tích lũy trong thư mục Thùng rác của bạn đang chiếm.) Một khi bạn xóa những email đó một cách thủ công, chúng sẽ biến mất mãi mãi!
Bây giờ bạn có thể quyết định xem bạn có muốn xóa email trong các tab Gmail khác không. Tôi thường xem các thông báo email trong thư mục “Diễn đàn” của mình là có thể bỏ đi, và tôi cũng có xu hướng làm điều tương tự với tab Xã hội của mình. Tab Cập nhật thường ẩn các tin nhắn từ các ứng dụng và dịch vụ khác mà tôi coi là quan trọng, vì vậy tôi không thường xuyên xóa những email đó mà không có sự xem xét và lọc thêm.

Cách lọc email trong Gmail

Lọc, bạn nói? Vâng, hoàn toàn. Ô tìm kiếm Gmail ở đầu màn hình của bạn sẽ làm nhiều hơn chỉ tìm kiếm từ khóa. Bạn có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm cho tất cả các loại thứ để giúp loại bỏ email không cần thiết, và Google liệt kê một số trong số đó trên .
Dưới đây là một vài lệnh đặc biệt hữu ích để giảm dung lượng lưu trữ mà hộp thư của bạn tiêu thụ, được liệt kê dưới đây. Chỉ cần gõ văn bản in đậm vào ô tìm kiếm Gmail.

• before:04/18/2018 Điều này trả về tất cả email trong thư mục được gửi trước ngày 18 tháng 4 năm 2018.
• older_than:2m Điều này hiển thị tất cả email cũ hơn hai tháng. Bạn có thể thay “m” bằng “y” (năm) hoặc “d” (ngày). Lưu ý rằng newer_than cũng có thể được sử dụng.
• has:attachment Bất kỳ email nào có tệp đính kèm.
• filename:pdf Bất kỳ email nào có tệp PDF dưới dạng tệp đính kèm.
• size:
• larger:
• smaller: Cả size: hay larger: có thể được sử dụng để tìm tin nhắn lớn hơn một kích thước nhất định tính bằng byte. Ở đây, bạn có thể sử dụng larger:100 cho một tin nhắn lớn hơn 100 byte, hoặc larger:15M cho một tin nhắn lớn hơn 15 megabyte.

Những lệnh khác, như from:eliza (email từ Eliza) hoặc is:important (đối với email được liệt kê là Quan trọng), cũng có thể hữu ích.
Hy vọng rằng những công cụ này sẽ giúp bạn giữ hộp thư Gmail của mình ở kích thước có thể quản lý. Chúc bạn tìm kiếm vui vẻ!