Tin Tức
Cách sử dụng, sửa đổi và tạo mẫu trong Word
Th12
Trong Microsoft Word, mẫu là các tài liệu được thiết kế sẵn mà bạn hoặc người khác (chẳng hạn như Microsoft) tạo ra để sử dụng làm khuôn mẫu cho một dự án. Mẫu có thể dùng cho danh thiếp, tờ rơi, sơ yếu lý lịch, bài thuyết trình… danh sách còn dài nữa. Bất kể mục đích là gì, các mẫu đều cung cấp sự nhất quán về thiết kế mà bất kỳ tổ chức (hoặc cá nhân) nào cũng cần để trông chuyên nghiệp. (Bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu cho Excel, PowerPoint và các ứng dụng khác, nhưng trong bài viết này chúng ta chỉ tập trung vào Microsoft Word.)
Mẫu chứa bố cục, kiểu dáng, thiết kế cụ thể và đôi khi là các trường và văn bản chung cho mọi lần sử dụng mẫu đó. Một số mẫu rất hoàn chỉnh (chẳng hạn như danh thiếp), bạn chỉ cần thay đổi tên, số điện thoại và địa chỉ email của cá nhân. Những mẫu khác, chẳng hạn như báo cáo kinh doanh hoặc tờ rơi, có thể yêu cầu thay đổi mọi thứ ngoại trừ bố cục và thiết kế.
Sau khi tạo mẫu, bạn có thể sử dụng nó nhiều lần. Hãy nhớ rằng khi bạn mở một mẫu để bắt đầu một dự án, bạn lưu dự án đó dưới dạng một loại tệp khác, chẳng hạn như định dạng .docx cơ bản của Word, để chỉnh sửa, chia sẻ, in ấn và hơn thế nữa. Tệp mẫu vẫn giữ nguyên, trừ khi hoặc cho đến khi bạn muốn thay đổi nó (chi tiết hơn về điều đó ở phần sau).
Cách truy cập các mẫu có sẵn của Microsoft Word
May mắn thay, Microsoft cung cấp hàng trăm mẫu cho tất cả các chương trình của mình. Lưu ý rằng hầu hết các mẫu của Microsoft đều trực tuyến, có nghĩa là bạn không thể truy cập chúng trừ khi bạn được kết nối với Internet.
Để mở một trong các mẫu do hệ thống cung cấp trong Word:
1. Mở Microsoft Word và chọn *Mới*.
2. Duyệt qua các danh mục Tìm kiếm được đề xuất: Kinh doanh, Cá nhân, Ngành nghề, Bộ thiết kế, Sự kiện, Giáo dục hoặc Thư từ. Đối với bài tập này, hãy chọn *Kinh doanh*.
3. Word hiển thị thông báo “Đang tìm kiếm hàng nghìn mẫu trực tuyến”.
4. Word hiển thị kết quả tìm kiếm mẫu trên màn hình, cộng với danh sách đầy đủ các danh mục trong một bảng điều khiển cuộn ở bên phải.
5. Cuộn xuống trang hoặc chọn một danh mục khác, sau đó chọn một mẫu phù hợp với dự án hiện tại của bạn.
Chúng tôi đã chọn mẫu Quán Internet. Lưu ý các ảnh, đồ họa và thông tin chính, chẳng hạn như giờ hoạt động, đã được tạo sẵn trong mẫu. Bạn chỉ cần nhập lại dữ liệu hiện có bằng dữ liệu của công ty mình, và tờ rơi đã hoàn chỉnh.
Cách sửa đổi mẫu Microsoft Word
Bạn có thể thay đổi màu sắc, phông chữ, ảnh, logo và bất cứ thứ gì khác trên mẫu này. Nếu bạn chưa chọn tờ rơi Quán Internet, vui lòng làm điều đó ngay bây giờ. Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy lưu mẫu này với tên tệp mới.
1. Nếu bạn làm theo quy trình lưu tài liệu bình thường (và bạn có thể làm ở đây), bạn *chọn Tệp > Lưu dưới dạng > Máy tính > Duyệt*. Sau đó điều hướng đến thư mục phù hợp và đặt tên mới cho mẫu.
2. Hãy nhớ rằng sau khi bạn nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh *Lưu dưới dạng* trong hộp nhập liệu và chọn *Mẫu Word (*.dotx)* từ danh sách (và thay đổi tên, tất nhiên, trong hộp nhập liệu *Tên tệp*), Microsoft sẽ tự động đặt tệp vào thư mục mẫu riêng của nó.
3. Sau khi lưu dưới dạng mẫu, đóng tệp.
4. Bây giờ hãy mở lại nó. Lưu ý rằng nó không nằm trong thư mục bạn đã chỉ định. Đừng hoảng sợ. Điều hướng đến C:\Users\<tên người dùng>\Documents\Custom Office Templates và các mẫu tùy chỉnh của bạn sẽ ở đó. Chọn mẫu bạn vừa lưu từ danh sách và mở nó.
5. Thay đổi các phần trên mẫu mới sẽ có trong mọi tờ rơi, chẳng hạn như logo hoặc thông tin liên hệ. Sau đó lưu lại dưới dạng mẫu bằng cách nhấn **Ctrl+S**. Nó sẽ được lưu ở cùng một vị trí.
6. Tiếp theo, điền tất cả thông tin khác và lưu nó — lần này, dưới dạng tài liệu, để bạn có thể in ra hoặc chia sẻ với người khác.
Bất cứ khi nào bạn sẵn sàng tạo một tờ rơi mới, chỉ cần mở mẫu, nhập dữ liệu mới và lưu tờ rơi đã hoàn thành dưới dạng tài liệu.
Cách tạo mẫu tùy chỉnh trong Word
Các mẫu tùy chỉnh có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào nhu cầu. Ví dụ: bạn có thể tạo mẫu cho bản tin của công ty, áp phích cho hội thảo hoặc thư mời cho các sự kiện của công ty. Bạn cũng có thể tạo các mẫu tương tác để tải lên Intranet, để người khác có thể điền vào các chỗ trống để tự in phong bì và giấy tiêu đề của riêng họ, chẳng hạn.
Đầu tiên, tạo một tài liệu — thiết kế và định dạng nó, thêm đồ họa và ảnh. Nếu nó là tương tác, hãy chọn *Điều khiển* từ tab Nhà phát triển và tạo các trường nhập tùy chỉnh cho tương tác của người dùng.
Đối với bài tập này, hãy tạo một tờ rơi thông báo cho hội nghị Gặp gỡ & Chào mừng bao gồm bữa trưa, rượu khai vị và bữa tối dành cho ban quản lý cấp cao của công ty và thực tập sinh mới.
1. Bắt đầu với một tài liệu trống.
2. Tạo hai cột: Cột bên trái rộng 4,5 inch và cột bên phải rộng 2,5 inch, và khoảng cách giữa các cột khoảng 3/8 inch. Những phép đo này chỉ là gợi ý. Điều chỉnh cho phù hợp với dự án và hình ảnh, đồ họa bạn chọn.
3. Thêm tiêu đề.
4. Chọn phông chữ (chúng ta đang chọn Century Gothic), kiểu (không chân), và màu sắc (trắng) cho tiêu đề đó.
5. Lặp lại quá trình này cho phụ đề. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang thay đổi màu phông chữ thành màu xanh lá cây đậm.
6. Tạo một số hộp đồ họa cho tiêu đề (xanh lá cây đậm) và phụ đề (xanh lá cây nhạt). Chọn *Chèn* > *Hình dạng* và chọn một hình chữ nhật từ danh sách biểu tượng.
7. Chèn một ảnh phù hợp vào cả hai cột. *Chọn Chèn > Hình ảnh* và chọn ảnh từ Thư viện Hình ảnh của bạn. Việc thêm hình ảnh giúp bạn có cơ hội xem kích thước hình ảnh và độ rộng cột và điều chỉnh chúng nếu cần.
8. Nhập lịch trình và chương trình nghị sự vào cột một. Sử dụng Century Gothic 14 (màu đen) cho văn bản nội dung và Century Gothic 18 (màu xanh lá cây đậm) cho tiêu đề.
9. Nhập thời gian và địa điểm cộng với người tổ chức hội nghị vào cột hai, với cùng phông chữ và màu sắc cho văn bản nội dung và tiêu đề.
10. Sau khi hài lòng với sản phẩm cuối cùng, *nhấp vào Lưu dưới dạng > Meet+Greet.docx* (một tài liệu Word thông thường), để bạn có thể chia sẻ hoặc in ấn.
11. Trước khi thoát, hãy lưu tài liệu này dưới dạng mẫu. *Nhấp vào Lưu dưới dạng > Lưu dưới dạng*, chọn *Mẫu Word [*.dotx]* từ danh sách và lưu dưới dạng Meet+Greet.dotx. Hội nghị tiếp theo, mẫu sẽ sẵn sàng giúp bạn bắt đầu.
Sau khi bạn có một số mẫu tùy chỉnh trong thư mục Custom Office Templates, khi bạn mở Word và chọn *Mới*, Word sẽ cung cấp một danh mục mới trên menu hậu trường có tên *Cá nhân*. Nhấp vào danh mục này để xem và mở các mẫu đã lưu của bạn.
Cách thêm thành phần tương tác vào mẫu
Một số mẫu sử dụng các điều khiển tương tác để nhập dữ liệu của người dùng. Ví dụ: hãy tưởng tượng rằng mỗi tháng một lần, các giám đốc chi nhánh, trợ lý giám đốc và người khởi tạo khoản vay của một tổ chức ngân hàng lớn đều có một cuộc họp tại một trong 12 chi nhánh. Đó là công việc của trợ lý của bạn là gửi email ngày, giờ, địa điểm, diễn giả, chủ đề và chương trình nghị sự cho mỗi người tham dự. Thay vì yêu cầu người đó nhập lại dữ liệu trong một mẫu thông thường, bạn có thể tạo một mẫu trong đó có thể chọn các tùy chọn từ một danh sách. Ví dụ:
1. Đầu tiên, tạo mẫu, sau đó quyết định trường nào (ngày, giờ, v.v.) có thể được chọn từ một danh sách.
2. Nhấp vào tab *Nhà phát triển*.
3. Đặt con trỏ của bạn vào mẫu ở vị trí ngày tháng.
4. Chọn *Chèn* > *Văn bản* > *Các phần nhanh* > *Trường*, sau đó chọn *Ngày* từ bảng Danh mục và chọn định dạng ngày từ bảng *Thuộc tính*. Nhấp vào *OK*. Bây giờ ngày sẽ tự động cập nhật.
5. Tiếp theo, đặt con trỏ của bạn vào mẫu ở vị trí địa điểm.
6. Chọn *Nhà phát triển* > *Điều khiển* > *Điều khiển hộp tổ hợp*. Word đặt mục này vào mẫu của bạn.
7. Với tab Nhà phát triển vẫn được chọn, hãy nhấp vào *Điều khiển* > *Thuộc tính* và cửa sổ thoại *Thuộc tính điều khiển nội dung* sẽ mở ra.
8. Nhấp vào nút *Thêm*, nhập tên chi nhánh vào hộp thoại *Thêm lựa chọn*, sau đó nhấp vào *OK*. Lặp lại quá trình này cho đến khi tất cả các vị trí chi nhánh được nhập, sau đó nhấp vào *OK* một lần nữa để đóng cửa sổ thoại này.
9. Nếu bạn muốn sửa đổi, xóa hoặc di chuyển mục lên hoặc xuống, hãy tô sáng mục đó, sau đó nhấp vào nút thích hợp.
10. Bạn có thể thay đổi màu sắc của khung Hộp tổ hợp và thay đổi hoặc tạo kiểu tùy chỉnh (phông chữ, màu sắc, thuộc tính, v.v.) cho kiểu chữ được sử dụng bên trong Hộp tổ hợp.
11. Lặp lại các bước 5 đến 8 ở trên để tạo Điều khiển nội dung Hộp tổ hợp cho các trường còn lại: ngày và giờ họp, diễn giả và chủ đề.
12. Khi hoàn tất, hãy lưu tài liệu dưới dạng Mẫu Word (*.dotx).
Mẹo về mẫu: cách tạo bảng định kiểu tùy chỉnh
Bảng định kiểu mặc định trong MS Word được gọi là normal.dotx. Không nên thay đổi bảng định kiểu này vì sau này, nó có thể dẫn đến một số hiệu ứng không mong muốn. Tốt nhất là nên tạo bảng định kiểu tùy chỉnh cho mỗi mẫu tùy chỉnh. Ví dụ, phông chữ normal.dotx là Calibri, các đoạn văn được căn trái, khoảng cách là 1,15, v.v. Tiêu đề 1 là Cambria 16 điểm, v.v. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này theo cách thủ công trong toàn bộ tài liệu mà không cần lưu chúng vào bảng định kiểu thông thường và trước khi lưu tài liệu dưới dạng mẫu.
Sau khi hài lòng, hãy sử dụng các cài đặt tùy chỉnh đó cho bảng định kiểu mới của bạn, có thể được đặt tên tương tự như tên mẫu. Ví dụ: nếu bạn đang tạo mẫu tờ rơi tùy chỉnh, bạn có thể đặt tên cho nó và bảng định kiểu là Brochure1. Sau đó, các tờ rơi trong tương lai sẽ dễ thiết kế hơn nhiều.
1. Chọn tab Trang chủ, sau đó nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm có tên *Kiểu*. Từ menu thả xuống, nhấp vào nút *Kiểu mới* (góc dưới bên trái).
2. Trong hộp thoại bật lên *Tạo Kiểu mới từ Định dạng*, hãy nhập tên của kiểu, chẳng hạn như Brochure1.
3. Tiếp theo, chọn *Đoạn văn* từ danh sách trường *Loại kiểu*, điều này ảnh hưởng đến toàn bộ đoạn văn, trái ngược với kiểu Ký tự, chỉ ảnh hưởng đến các ký tự bên trong một đoạn văn.
4. Bạn có thể chọn tạo kiểu dựa trên một kiểu khác, chẳng hạn như kiểu Thông thường, một trong các kiểu Tiêu đề hoặc Không có kiểu. Nếu bạn dự định sử dụng hầu hết các tính năng định dạng trong kiểu Thông thường ngoại trừ một vài khác biệt, thì hãy dựa trên kiểu Thông thường. Nếu kiểu tùy chỉnh sẽ hoàn toàn khác, thì hãy chọn tùy chọn Không có kiểu.
5. Trong Định dạng, chọn Phông chữ và Kích thước, sau đó chọn Màu phông chữ chẳng hạn như Nâu, Căn chỉnh chẳng hạn như Căn đều, Khoảng cách chẳng hạn như 1,15 và Thụt lề. Lưu ý rằng hộp ở giữa cửa sổ thoại hiển thị đoạn văn trông như thế nào với các tùy chọn định dạng bạn chọn.
6. Ở góc dưới bên trái, nhấp vào nút *Định dạng*. Lưu ý chín tùy chọn trong danh sách thả xuống. Trong hộp thoại Phông chữ, bạn có thể tùy chỉnh thêm các tùy chọn phông chữ như kiểu phông chữ (đậm, nghiêng, v.v.), kiểu gạch chân; Chữ nhỏ và chữ mũ, chữ hoa nhỏ, v.v.
7. Trong hộp thoại *Đoạn văn*, bạn có thể tùy chỉnh Thụt lề & Khoảng cách và Ngắt dòng & Trang. Sử dụng hộp thoại Tab để tùy chỉnh căn chỉnh và dấu chấm dẫn của tab của bạn, chẳng hạn như các chấm giữa tên chương và số trang chương trong mục lục.
8. Hộp thoại Viền & Tô bóng cung cấp các tùy chọn Viền như Hộp, Bóng, 3D, v.v.; và các tùy chọn Tô bóng bao gồm màu sắc và mẫu. Tính năng Ngôn ngữ, tất nhiên, là ngôn ngữ của đoạn văn như tiếng Pháp hoặc tiếng Ý. Lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn các từ cụ thể bằng một ngôn ngữ khác, chẳng hạn như *c’est la vie* ở giữa một đoạn văn, thì hãy tạo một kiểu ký tự có tên là tiếng Pháp.
9. Tùy chọn Khung thực sự là tính năng Kẹp văn bản, bao gồm cách văn bản kẹp quanh đồ họa trong một đoạn văn, khoảng cách xung quanh đồ họa và cách nó được định vị trên trang. Chọn *Đánh số* để xác định cách bạn muốn các số xuất hiện như các số Ả Rập tiêu chuẩn, Số La Mã hoặc Ký tự; cách chúng được phân tách; và được phân định như thế nào, chẳng hạn như dấu chấm ở sau hoặc dấu ngoặc đơn, v.v. Viên đạn cũng được xác định theo lựa chọn danh sách này, cung cấp các viên đạn tiêu chuẩn và tùy chỉnh.
10. Tiếp theo là các tùy chọn Phím tắt, cho phép bạn chọn phím tắt tùy chỉnh cho kiểu Đoạn văn hoặc Ký tự của mình, chẳng hạn như **Ctrl+B** để in đậm (đó là mặc định của Word) hoặc tự định nghĩa của riêng bạn. Cuối cùng trong danh sách là Hiệu ứng văn bản, cho phép bạn xác định màu sắc, độ dốc, mẫu, đường viền và độ trong suốt của một đoạn văn, chẳng hạn như tiêu đề trên trang tiêu đề của một cuốn sách hoặc sách hướng dẫn. Các Hiệu ứng văn bản bổ sung bao gồm Bóng, Phản chiếu, Ánh sáng, Cạnh mềm và Định dạng 3D.
Nơi tìm các tệp mẫu trên máy tính của bạn
Các mẫu tùy chỉnh mà bạn tạo hoặc sửa đổi từ một trong các mẫu có sẵn của Microsoft được lưu trữ tại C:\Users\<Tên người dùng>\Documents\Custom Office Templates, trong đó <Tên người dùng> là tên đăng nhập của bạn. Khi bạn mở thư mục *Users*, bạn sẽ thấy tên đăng nhập của mình trong danh sách các thư mục. Nếu không có ở đó, nó sẽ nằm trong thư mục thực sự được gọi là <Tên người dùng>.
Microsoft lưu trữ các mẫu của mình tại:
C:\Users\<tên đăng nhập của bạn>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Một lần nữa, nếu bạn không tạo tên đăng nhập duy nhất, thư mục này có thể được gọi là <Tên người dùng>. Nếu bạn không tìm thấy nó, thư mục AppData và tất cả các tệp và thư mục con của nó đều bị ẩn.
Để xem các tệp ẩn:
- Chọn nút Bắt đầu/Windows > Bảng điều khiển > Giao diện và Cá nhân hóa
- Chọn Tùy chọn File Explorer/Tùy chọn Thư mục > Hiển thị tệp và thư mục ẩn
- Trên màn hình tiếp theo, đánh dấu vào ô bên cạnh Hiển thị tệp, thư mục và ổ đĩa ẩn, sau đó nhấp vào Áp dụng và OK.
Để tìm ra tên thực tế của thư mục Mẫu:
- Chọn Tệp > Tùy chọn > Nâng cao
- Cuộn xuống khoảng hai phần ba màn hình.
- Nhấp vào nút Vị trí tệp và cửa sổ Vị trí tệp sẽ xuất hiện.
- Word hiển thị vị trí và đường dẫn đến tất cả các tệp liên quan đến mẫu.
Bạn cũng có thể nhấp vào nút *Bắt đầu*, sau đó sao chép và dán vào đây: **%appdata%\Microsoft\Templates** trong hộp Tìm kiếm và nhấn *Enter*. Thư mục Mẫu sẽ xuất hiện trong hộp Bắt đầu. Nhấp đúp chuột để đi thẳng đến thư mục mẫu có sẵn.
